FAKT - Gospodarka towarowa i obsługa zleceń

Moduł WINLine® FAKT jest obszernym systemem, który łączy w sobie takie elementy elementy jak: opracowywanie zleceń, fakturowanie oraz gospodarka magazynowa.

Dokumenty utworzone w module FAKT, w czasie rzeczywistym dostępne są w module Księgowym. Dotyczy to zarówno faktur sprzedaży i zakupu, jak i płatności gotówkowych wprowadzonych w systemie sprzedaży detalicznej.

WINLine® jest kompleksowym narzędziem do planowania i zarządzania zasobami firmy i obejmuje takie podstawowe obszary działalności:

• Obsługa zapytań ofertowych
• Obsługa zamówień
• Historia zamówień
• Zakupy (w tym automatyczne generowanie zamówień)
• Ofertowanie
• Sprzedaż
• Doliczanie kosztów transportu, ubezpieczenia, itp.
• Fakturowanie.
• Oraz zarządzanie stanami magazynowymi.

Sprzedaż

Moduł FAKT obsługuje pełny przebieg procesów sprzedaży towarów i/lub usług. Nie ogranicza się jedynie do rejestracji i wydruku kolejnych dokumentów (oferta, zamówienie, dokumenty dostawy, faktura).

W systemie wydzielony jest obszar dla kont potencjalnych klientów, co w połączeniu z wbudowanym modułem zarządzania kampaniami marketingowymi (e-mail, list, telefon, faks itp.), ułatwia dotarcie do nowych odbiorców.

Po złożeniu ofert, system sam pilnuje, czy w efekcie tej oferty zostało złożone zamówienie i proponuje ponowne wysłanie oferty, jeżeli nie było odzewu od strony klienta.

W trakcie wprowadzania dokumentów sprzedaży, system daje podgląd na aktualny stan magazynowy, a także może zablokować sprzedaż jeżeli stan magazynu jest zbyt niski.

 

Sprzedaż Detaliczna

Moduł FAKT, oprócz rozbudowanego okna wprowadzania dokumentów, istnieje możliwość łatwego tworzenia dowolnych uproszczonych okien, które mogą posłużyć np. do sprzedaży detalicznej.

Pełne okno wprowadzania dokumentów

 

Uproszczone okno wprowadzania dokumentów

 

Z oknem wprowadzania dokumentów, w zależności od prowadzonej operacji, np. dla sprzedaży detalicznej, gotówkowej, można powiązać okno wprowadzania płatności. System obsługuje zarówno płatności gotówkowe, jak i karty płatnicze.

 

Kaucje i Zaliczki

System WINLine® obsługuje zarówno płatności częściowe, faktury zaliczkowe, jak i kaucje.

 

Cenniki, Rabaty i Promocje

W systemie można utworzyć dowolną liczbę cenników w dowolnych walutach. Wbudowane funkcje ustalania, przeliczania i kontroli cenników, pozwalają na łatwe zarządzanie cenami oferowanych produktów.

Dla każdego z kontrahentów można przypisać standardowy cennik, a także w ramach cennika indywidualną cenę, lub rabat na dany artykuł.

W cennikach można definiować ceny zależne od zamówionej ilości (czyli np. dla dużych zamówień cena odpowiednio niższa), a także ceny promocyjne obowiązujące w określonym przedziale czasowym.

W systemie mocno rozbudowany jest system przyznawania rabatów.
Dla każdego kontrahenta, można określić indywidualny rabat od sumy faktury, a także przypisać go do dwóch grup rabatów na poszczególne produkty (w trakcie wprowadzania dokumentów wszystkie rabaty można zmienić, przy czym dla każdej pozycji można wprowadzić dwustopniowy rabat).
Na podstawie grup rabatowych dany artykuł może mieć bardzo różne rabaty dla poszczególnych klientów, a dany klient może mieć bardzo różne rabaty na poszczególne artykuły.

 

Dodatkowe Właściwości (atrybuty)

System WINLine® pozwala na definiowanie dowolnej liczby dodatkowych atrybutów dla artykułów, kontrahentów, dokumentów itp.

Dodatkowe właściwości mogą być użyte np. przy wyszukiwaniu, czy przy wydruku dokumentów.

 

Różne rodzaje dokumentów

W systemie istnieje możliwość dowolnego modyfikowania dokumentów, a także idących za nimi zapisami księgowymi (w zależności od rodzaju faktury, inaczej mogą wyglądać wydruki, numeracja, księgowanie wartości magazynowych itd.)

Dla kontrahentów zagranicznych można zdefiniować wydruki w dowolnym języku, a następnie przypisać je jako domyślne. Istnieje możliwość wydruku dwóch dokumentów w różnych językach (np. oryginał w języku kontrahenta, a kopia w języku polskim).

Do wydruków standardowych można dołączać dowolne wydruki dodatkowe, jak np. listy przewozowe, certyfikaty, karty gwarancyjne itp.

 

Kontrola i akceptacja

W module FAKT, można ustalić dwa poziomy marż - marżę minimalną, poniżej której szeregowy handlowiec nie może zejść (system nie pozwoli), oraz marżę optymalną, poniżej której sprzedawca zostanie poinformowany stosownym komunikatem, ale system nie zablokuje możliwości sprzedaży.

W zależności od potrzeb, system może blokować wydruk poszczególnych dokumentów przez handlowców, pozostawiając je jako zapisane w systemie i wymagające akceptacji przełożonego. W połączeniu ze zintegrowanym systemem obiegu dokumentów Workflow, przekazywanie dokumentów do akceptacji odbywa się automatycznie i już chwilę po zapisaniu takiego dokumentu, osoba, lub osoby odpowiedzialne widzą stosowną informację i następnie mogą dany dokument zatwierdzić, lub odesłać do poprawek.

 

Intrastat

Moduł FAKT w pełni wspiera sprawozdawczość Intrastat, związaną z handlem wewnątrzunijnym.

 

 

Zakupy

Moduł FAKT obsługuje pełny przebieg procesów zakupów towarów i/lub usług. Nie ogranicza się jedynie do rejestracji i wydruku kolejnych dokumentów.

 

Automatyzacja zamówień

Oprócz zamówień wprowadzanych ręcznie, system pozwala na generowanie automatycznych zamówień. Zamówienia generowane są na podstawie aktualnych stanów magazynowych, złożonych zamówień, oczekujących dostaw, a także na podstawie historii obrotów danym artykułem.

Przy tworzeniu automatycznych zamówień, można wybrać wiele opcji, m.in. czy ma to być zamówienie, do najszybszego, czy może do najtańszego dostawcy.

Wybór ustawień przy zamówieniach automatycznych

Zamówienia mogą być automatycznie wysłane do kontrahenta jako EDI, XML, lub PDF załączony do e-maila.

 

Kontrola i akceptacja

Tak jak w przypadku sprzedaży, także przy zakupach istnieje możliwość zdefiniowania potrzeby akceptacji zamówień, przez odpowiednią osobę, lub osoby.

W zależności od potrzeb, system może blokować wydruk poszczególnych dokumentów przez użytkownika, pozostawiając je jako zapisane w systemie i wymagające akceptacji przełożonego. W połączeniu ze zintegrowanym systemem obiegu dokumentów Workflow, przekazywanie dokumentów do akceptacji odbywa się automatycznie i już chwilę po zapisaniu takiego dokumentu, osoba, lub osoby odpowiedzialne widzą stosowną informację i następnie mogą dany dokument zatwierdzić, lub odesłać do poprawek.

 

Indeksy towarów wg numeracji dostawców

Każdy towar, oprócz swojego indeksu wg numeracji firmowej, może mieć przypisane indeksy jakimi posługują się dostawcy (i odbiorcy), co przyspiesza przetwarzanie zamówień po stronie dostawcy, a co za tym idzie przybliża czas dostawy.